Datenschutzhinweise

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für die öffentlich erreichbare Webseite von „Koop im Kopf“, die dort angebotenen Funktionen sowie für das geschützte Podcast Control Center. Sie richten sich gleichermaßen an Besucherinnen und Besucher, Gäste des Podcasts sowie an registrierte Benutzerinnen und Benutzer.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die im Impressum dieser Webseite genannte verantwortliche Person. Datenschutzanfragen, Auskunftsersuchen und Widerrufe können über die dort angegebenen Kontaktdaten gestellt werden.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Webseite, die Nutzung der angebotenen Funktionen, die Organisation und Durchführung des Podcasts oder die Veröffentlichung ausdrücklich freigegebener Inhalte erforderlich ist. Eine eigene werbliche Profilbildung oder ein eigenes Nutzer-Tracking findet nicht statt.

Je nach Vorgang erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO oder aufgrund berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen bestehen insbesondere am sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb der Webseite und des Control Centers sowie an der Organisation und Dokumentation der Podcast-Produktion.

4. Aufruf der Webseite und technische Serverdaten

Beim Aufruf der Webseite oder des Control Centers können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteinformationen, Referrer sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Inhalte auszuliefern, die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Systeme zu gewährleisten, Missbrauch abzuwehren und Fehler zu analysieren. Sie werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

5. Cookies und lokale Speicherung

Im geschützten Control Center werden technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit eingesetzt. Zusätzlich können lokal im Browser Einstellungen gespeichert werden, beispielsweise die Bestätigung eines Hinweises oder persönliche Anzeigeeinstellungen. Diese Funktionen dienen nicht der Werbung oder einer eigenen Reichweitenmessung.

6. Öffentliche Funktionen: Feedback, Umfragen und Gästebuch

Wenn Besucherinnen und Besucher freiwillig Feedback abgeben, an einer Umfrage teilnehmen oder andere öffentliche Formulare nutzen, werden die jeweils eingegebenen Angaben sowie technisch notwendige Nachweis- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Pflichtfelder und optionale Angaben werden im jeweiligen Formular kenntlich gemacht.

Gästebucheinträge werden nur veröffentlicht, wenn die dafür vorgesehene Freigabe erteilt wurde und der Eintrag durch das Podcast-Team freigeschaltet wurde. Nicht veröffentlichte Angaben werden ausschließlich intern für die Bearbeitung, Moderation und Dokumentation verwendet.

7. Benutzerkonten und geschütztes Control Center

Für registrierte Benutzerinnen und Benutzer werden insbesondere Benutzername, Anzeigename, Passwort-Hash, Rolle, Rechte, Anmelde- und Sicherheitseinstellungen sowie gegebenenfalls zugeordnete Podcast- und Gastdaten verarbeitet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Im Control Center können außerdem Folgeninformationen, Gastdaten, Themen und No-Go-Themen, Notizen, Notifications, Zeitmarken, Chat- und Produktionsinformationen, Datei-Uploads, Kamera- und Verbindungslinks sowie technische Protokolldaten verarbeitet werden. Der Zugriff richtet sich nach Rolle und Berechtigung. Gäste erhalten nur Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche und Daten.

8. Gast-Onboarding und Podcast-Produktion

Im Gast-Onboarding können Kontaktdaten, Social-Media- oder Projektangaben, Themenwünsche, No-Go-Themen, technische Angaben und Einwilligungen erfasst werden. Zur Dokumentation wird gespeichert, dass und wann das Onboarding bestätigt wurde, welche Text- und Datenschutzversion galt und welche Auswahl getroffen wurde. Zusätzlich kann eine digitale Bestätigungskopie gespeichert werden.

Bild-, Ton- und Gesprächsaufzeichnungen aus der Podcast-Produktion werden nur im beschriebenen Umfang und auf Grundlage der jeweiligen Einwilligung beziehungsweise einer anderen einschlägigen Rechtsgrundlage verarbeitet und veröffentlicht. Informationen zum konkreten Umfang der Aufnahme und Veröffentlichung werden Gästen im Onboarding angezeigt.

9. Von Gästen bereitgestellte Bilder und Logos

Von Gästen im Control Center bereitgestellte Bilder und/oder Logos werden nur gespeichert, verwaltet und veröffentlicht, soweit dies für die Darstellung des jeweiligen Gastes auf der Startseite von „Koop im Kopf“ und für Beiträge des Podcasts auf sozialen Medien erforderlich ist und eine entsprechende freiwillige Einwilligung vorliegt.

Die Einwilligung umfasst für diese Zwecke die erforderliche Vervielfältigung, öffentliche Zugänglichmachung und technische Bearbeitung, insbesondere Größenanpassung, Zuschnitt, Freistellung, Formatumwandlung und Einbindung in ein Podcast-Layout. Eine inhaltlich entstellende oder zweckfremde Bearbeitung ist nicht vorgesehen. Die Nutzung erfolgt unentgeltlich, nicht exklusiv und nur im Zusammenhang mit „Koop im Kopf“.

Der bereitstellende Gast bestätigt, dass er zur Bereitstellung und Freigabe der Dateien berechtigt ist und dass Rechte Dritter, insbesondere Urheber-, Marken-, Persönlichkeits- oder Bildrechte, der beschriebenen Nutzung nicht entgegenstehen. Enthalten die Dateien weitere erkennbare Personen oder fremde geschützte Inhalte, muss der Gast die hierfür erforderlichen Erlaubnisse vor der Bereitstellung eingeholt haben.

Die Einwilligung ist freiwillig. Eine Ablehnung hat keine Auswirkungen auf die Teilnahme am Podcast. Sie kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft im geschützten Bereich „Mein Konto“ oder über die im Impressum genannten Kontaktdaten widerrufen werden. Nach einem Widerruf werden die Dateien in den von uns kontrollierten Bereichen nicht weiter neu verwendet und, soweit rechtlich und technisch möglich, entfernt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Nutzung bleibt unberührt.

Bei Veröffentlichungen im Internet und auf Social-Media-Plattformen können Inhalte weltweit abrufbar sein, von Dritten geteilt, gespeichert oder außerhalb unseres Einflussbereichs weiterverarbeitet werden. Eine vollständige Entfernung bereits weiterverbreiteter Kopien kann daher nicht garantiert werden.

10. Eingebettete Inhalte und externe Plattformen

Auf der Webseite oder im Rahmen des Podcasts können Inhalte und Links externer Anbieter eingesetzt werden, beispielsweise Podcast-Player, Video-Plattformen, Twitch, Discord, VDO.Ninja oder Social-Media-Plattformen. Beim Aufruf eingebetteter Inhalte oder externer Links können diese Anbieter eigene Daten verarbeiten, Cookies setzen oder Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. Für diese Verarbeitung gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

11. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Personen und Dienstleister, die sie für Betrieb, Hosting, Wartung, Kommunikation, Podcast-Produktion, Veröffentlichung oder Rechtsverteidigung benötigen. Soweit externe Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie entsprechend den gesetzlichen Anforderungen eingebunden. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken erfolgt nicht.

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Verteidigungsinteressen entgegenstehen. Kontodaten und Gastdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für Verwaltung und Podcast-Produktion benötigt werden. Einwilligungs- und Onboarding-Nachweise können für die Dauer erforderlicher Nachweis- und Verjährungsfristen aufbewahrt werden.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstigem Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffe, sichere Sitzungen, Passwort-Hashing und eine beschränkte Bereitstellung interner Bereiche.

15. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich Funktionen, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung und Versionsnummer werden auf der Datenschutzseite veröffentlicht. Bei für Gäste wesentlichen Änderungen kann eine erneute Bestätigung im Onboarding erforderlich werden.